LA DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

Concepto:
Es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar los diversos documentos que intervienen en la actividad comercial y sirven de constancia escrita de una transacción realizada.

Relación entre la documentación comercial con la contabilidad:

La documentación comercial esta estrechamente ligada a la contabilidad ya que le proporcionan los instrumentos necesarios (documentos) para el registro contable de las operaciones o transacciones comerciales.

Importancia de la documentación comercial:

• Para la Empresa.- Porque esta puede probar y sustentar las transferencias de bienes, las adquisiciones de bienes y servicios, los endeudamientos, etc. Es decir todas las transacciones u operaciones que realizan y porque utilizan dichos documentos para la registración en los libros de contabilidad, con los que prueba los resultados de la gestión económica para el estado. 
• Para el Estado.- Por que atrevas de los documentos las instituciones fiscalizadoras verifican las operaciones realizadas y así pueden comprobar que estas marchan en cumplimiento con los dispositivos legales que la rigen.

Funciones de la documentación comercial:

• Función contable: Proporciona a la tendeduría de libros los datos necesarios para efectuar las registraciones  contables.
• Función de control: Permite individualizar a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo sus responsabilidades .
• Función jurídica: Es un medio de prueba escrita de las transacciones efectuadas y de sus correspondientes registraciones en los libros de contabilidad.
• Función impositiva: Los comprobantes contables cumplen la función no solo de demostrar lo que expresan los libros, sino también la de justificar lo manifestado en las declaraciones juradas, y al mismo tiempo para facilitar la fiscalización que se realiza mediante las inspecciones. 

DOCUMENTOS COMERCIALES 

( Constancia de pago a SUNAT )

1. INTRODUCCIÓN: La creciente complejidad de las actividades comerciales ha causado que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido ( desde tiempos muy remotos ) por la constancia escrita de los acuerdos tomados.

 Actualmente en el mundo de los negocios cada paso que se da en el campo comercial se hace constar en algún documento y en caso que su importancia lo justifique el documento puede llevar la firma de un funcionario calificado. De lo expuesto se constituye que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión de documentos de diverso índole.

2. CONCEPTO: Son todos los comprobantes extendidos por escrito en lo que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad comercial de acuerdo con los usos y costumbres y dispositivos legales vigentes.

3. IMPORTANCIA: Los documentos comerciales son importantes porque:

• Constituye medios de prueba de los actos realizados en una transacción.
• Sirve para contabilizar las operaciones realizadas.
• Constituyen el orden y la organización de la empresa.
• Sirve para conocer al dueño de los bienes, derechos y valores.
• Sirve de prueba en caso de juicios entre dos o mas personas.

4. CLASIFICACIÓN: Los documentos que se utilizan en las empresas son tan variados y complejos como las propias operaciones. 

4.1.- Desde el punto de vista de quien recibe o emite la documentación:

a) Externo.- Son aquellos documentos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados por este. 

 b) Interno.- Son aquellos documentos emitidos por la empresa que pueden entregarse a terceros o circular dentro de la misma.

4.2.- Del punto de vista de la documentación que se registra y/o archiva: 

a) Documentos que se archivan y que generan registracion:

• Factura 
• Nota de Débito Comercial
• Nota de Crédito Comercial
• Ticket  o cinta emitida por maquina registradora.
• Recibo por honorarios.
• Boleta de Venta
• Liquidación de Compra
• Pagare
• Cheque 

b) Documentos que solo se archivan:

• Orden de Compra
• Nota de Venta
• Guía de Remisión 
• Nota de Pedido, etc.. 

5. OBLIGADOS A EMITIR DOCUMENTOS COMERCIALES: 

•  Los que comercian cosas muebles o inmuebles.
• Quienes comercian o prestan servicios.
• Quienes se dedican a la locación de vienes (alquiler)

OPERACIONES COMERCIALES 

Dentro de la actividad comercial podemos mencionar entre otros las siguientes operaciones comerciales:

a) Compra.- Es la operación comercial que consiste en la adquisición o propiedad de un bien o servicio a cambio de una determinada suma de dinero que pueda ser al contado o al crédito .

b) Venta.- Es la operación comercial que consiste en transferir o ceder un bien o un servicio en propiedad a favor de otra persona a cambio de una suma de dinero equivalente a su valor y puede ser al contado o al crédito.

c) La consignación.- Es la operación comercial en la cual el comerciante envía bienes a otro comerciante para que lo venda, por lo cual debe pagar el importe de los vienes vendidos caso contrario devolverá lo no vendido en un plazo no mayor a 20 días, y para ello es obligatorio para ambos llevar un registro de consignación establecido por ley.

 OTRAS OPERACIONES COMERCIALES 

A) El descuento comercial.- Es el importe o cantidad que se rebaja del precio  de venta generalmente se expresa en forma porcentual. Los descuentos pueden ser operaciones efectivas al contado o por crédito otorgado y cancelados antes del plazo establecido denominado PRONTO PAGO.

B) La comisión.- Es el acto mediante el cual una persona llamada comitente le entrega al comisionista la realización de una o varias operaciones de venta, a cambio de un porcentaje o cantidad llamada COMISIÓN.

C) La Formulación de la necesidades.- Cada departamento o área de una empresa deberá expresar sus necesidades de vienes y servicios a través del cuadro anual de necesidades, base para la elaboración del presupuesto de la empresa . Aquellos bienes que no constituyen prioritario para el normal funcionamiento o se requieran de emergencia deberán ser solicitados  al área de logística con anticipación con la finalidad de evitar costos innecesarios, y todas las solicitudes deberán hacerse por escrito para evitarse malos ratos.